[Ms. Excel] BEKERJA DENGAN FORMULA

Formula biasa digunakan untuk menyelesaikan proses perhitungan yang terjadi pada sel sel tertentu. Dalam penggunaannya, suatu formula selalu diawali dengan tanda sama dengan (=). Secara umum ada tiga jenis formula jika dilihat dari isinya, antara lain formula berisi operator dan konstanta, formula berisi referensi, dan formula berisi fungsi.

Formula Berisi Operator Dan Konstanta

Operator biasa dikenal sebagai tanda atau simbol yang menyatakan proses penghitungan, misalnya operator penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, perpangkatan, dan sebagainya. Konstanta merupakan suatu nilai tetap dan nyata yang terletak di lingkungan operator hitungan. Maksudnya, nilai nilai nyata yang akan dihitung dapat dikatakan sebagai konstanta.

Sebagai contoh:

Ada proses penghitungan sebagai berikut: 5+7^2. Maka yang dinamakan operator adalah tanda "+" dan "^", sedangkan konstantanya terletak pada nilai 5, 7, dan 2.

Berikut ini langkah langkah penggunaan operator dan konstanta yang diterapkan pada Microsoft Excel:

1. Klik sel yang akan ditempati oleh nilai dari suatu formula.
2. Pada Formula Bar, ketikkan tanda sama dengan "=" untuk mengawali proses penghitungan.
3. Ketikkan formula dengan operator dan konstanta di dalam Formula Bar (setelah tanda sama dengan).
   
   
   
   
   
4. Tekan Enter pada keyboard sehingga pada sel aktif akan muncul hasil penghitungannya.
   
   
   

Formula Berisi Referensi

Yang dimaksud referensi di sini adalah suatu sel yang nilainya tergantung atau disesuaikan dengan formula yang ada pada sel lain. Untuk lebih jelasnya, kita dapat mengikuti contoh penggunaan formula bereferensi berikut ini:

1. Klik sel yang akan kita beri nilai referensi, misalnya klik B2.
2. Ketikkan "=" (tanpa tanda petik) pada Formula Bar, kemudian ikuti dengan sel referensinya. Misal: =D2.
3. Tekan Enter pada keyboard.
4. Sekarang, klik sel referensi kita, yaitu D2.
5. Pada sel D2 masukkan =22+4 kemudian tekan Enter untuk mendapatkan hasilnya.
   
   
   

Dengan demikian nilai pada sel B2 akan berubah dengan sendirinya, menyesuaikan dengan nilai referensinya (sel D2).

Formula Berisi Fungsi

Microsoft Excel telah menyediakan fungsi fungsi khusus yang dapat kita gunakan dalam proses penghitungan. Fungsi fungsi yang dimaksud di antaranya adalah SUM (penjumlahan), AVERAGE (rata rata), MAX (nilai tertinggi), MIN (nilai terendah), dan sebagainya. Secara umum, rumusnya sebagai berikut:

1. SUM(sel_1,sel_2,sel3,...) → digunakan untuk menjumlahkan nilai nilai pada sel sel yang tidak beraturan.
   Contoh: SUM(B2,B5,C3,D5) → menjumlahkan nilai nilai yang ada pada sel B2, B5, C3, dan D5.
2. SUM(sel_awal:sel_akhir) → digunakan untuk menjumlahkan nilai nilai pada sel sel berurutan.
   Contoh: SUM(B2:B10) → menjumlahkan nilai nilai pada range tertentu, yaitu mulai dari B2 hingga B10.

Aturan tersebut tidak hanya berlaku untuk fungsi SUM saja. Kita juga dapat menerapkan aturan tersebut untuk fungsi fungsi yang lain, misalnya AVERAGE(B2,B5,C3,D5), MAX(B2:B10), dan sebagainya.

Untuk lebih jelasnya, lakukan langkah langkah berikut:

1. Misalkan kita memiliki data sebagai berikut:
   
   
   
   
   Selanjutnya kita akan mencari nilai total dan rata rata dari data di atas.
2. Untuk mencari nilai total, klik selnya terlebih dahulu. Perlu diketahui, sel total yang akan kita gunakan kali ini terletak pada D8.
3. Pada Formula Bar, ketikkan tanda "sama dengan" (=), diikuti dengan fungsi SUM().
4. Tentukan sel sel yang akan kita jumlahkan. Kita dapat menuliskan sendiri sel sel tersebut di dalam tanda kurung pada fungsi SUM(), atau menentukannya dengan menyeleksi sel sel tersebut.
   
   
   
   
   
5. Tekan Enter sehingga hasil dari penjumlahan tersebut akan muncul di sel D8.
6. Selanjutnya kita akan mencari nilai rata rata dari data tersebut. Klik sel D9, sel D9 ini merupakan sel yang akan kita isi dengan nilai rata rata dari data Gaji.
7. Ketikkan tanda "sama dengan" (=) pada Formula Bar, kemudian diikuti dengan AVERAGE().
8. Tentukan sel yang akan dicari nilai rata ratanya. Cara melakukannya sama dengan ketika kita menentukan sel yang akan kita jumlahkan.
   
   
   
   
   
9. Tekan Enter sehingga hasil penghitungan rata rata akan muncul pada sel D9.
   
   
   

Cara yang hampir sama juga dapat kita terapkan pada fungsi yang lain. Untuk mengetahui fungsi apa saja yang disediakan oleh Microsoft Excel, caranya sebagai berikut:

1. Aktifkan tab Formulas.
2. Pada grup Function Library, Klik tanda panah yang ada pada tool Auto Sum.
   
   
   
   
   
3. Pilih opsi More Functions sehingga muncul kotak dialog Insert Function.
4. Pada kotak Select a category, pilih All.
   
   
   
   
   
5. Sekarang kita dapat melihat fungsi fungsi yang disediakan Microsoft Excel pada bagian Select a function.
6. Untuk menggunakannya, klik salah satu fungsi yang akan kita gunakan. Misalnya kali ini kita akan mencoba menggunakan fungsi Cos.
   
   
   
   
   
7. Klik OK.
8. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Function Arguments. Pada bagian Number, masukkan range atau sel sumber yang akan diolah.
   
   
   
   
   
9. Klik OK untuk menyetujuinya.

Selain menggunakan cara di atas, kita dapat pula memanfaatkan barisan toolbar yang ada di dalam grup Function Library. Di sana kita akan menjumpai fungsi fungsi Microsoft Excel yang dibedakan menjadi kelompok kelompok tertentu. Kelompok tersebut biasanya digunakan sebagai tool atau menu. Misalnya tool Financial, Logical, Text, Math & Trig, dan sebagainya. Cara menggunakannya:

1. Misalnya kita akan menggunakan fungsi Cos. Langkah pertama yang perlu kita lakukan adalah mengklik tool Math & Trig yang terletak pada grup Function Library.
   
   
   
   
   
2. Selanjutnya, cari fungsi Cos pada daftar fungsi yang muncul.
3. Klik fungsi Cos sehingga muncul kotak dialog Function Arguments.
   
   
   
   
   
4. Pada bagian Number, masukkan sel atau range sumber yang akan kita olah.
   
   
   
   
   
5. Klik OK untuk melihat hasilnya.

Menampilkan Formula Yang Digunakan

Microsoft Excel memiliki fasilitas yang dapat kita gunakan untuk menampilkan formula yang digunakan pada worksheet. Caranya sebagai berikut:

1. Aktifkan Sheet yang ingin kita lihat formulanya.
2. Klik tab Formulas.
3. Pada grup Formula Auditing, klik tool Show Formulas . Dengan demikian, formula yang ada pada sheet tersebut akan ditampilkan.