[Ms. Excel] BEKERJA DENGAN FUNGSI

Microsoft Excel menyediakan beberapa fungsi yang dapat membantu kita dalam mengolah data dengan lebih mudah. Fungsi fungsi yang disediakan oleh Microsoft Excel itu dikelompokkan dalam beberapa bagian, antara lain:

• Fungsi penjumlahan (AutoSum)
• Fungsi keuangan (Financial)
• Fungsi logika (Logical)
• Fungsi teks (Text)
• Fungsi tanggal dan waktu (Date & Time)
• Fungsi pembacaan tabel dan referensi (Lookup & Reference)
• Fungsi matematika dan trigonometri (Mathematic & Trigonometry)
• Fungsi statistik (Statistical)
• Fungsi perancangan (Engineering)
• Fungsi Cube, dan
• Fungsi informasi (Information)

Dengan adanya pengelompokan tersebut, kita lebih mudah menentukan dan mencari fungsi yang akan kita gunakan untuk menyelesaikan tugas. Ada dua cara penggunaan fungsi. Pertama, dengan cara manual. Yang kedua dengan meng-klik fungsi yang akan digunakan.

Fungsi Auto Sum

Fungsi Auto Sum digunakan untuk mengolah data yang melibatkan proses penjumlahan, penghitungan rata rata, pencarian nilai maksimum/minimum, dan sebagainya.

Fungsi SUM

Fungsi SUM biasa digunakan untuk melakukan proses penjumlahan nilai pada suatu range data. Secara umum, rumus ini adalah:

=SUM(number1,number2,...)

Keterangan:

• =SUM() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• number1,number2 merupakan data data yang akan dijumlahkan. Data data tersebut dapat berupa nilai langsung maupun alamat sel.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh Laporan Pembelian Barang berikut ini:

1. letakkan kursor pada sel E16.
2. Aktifkan tab Formulas.
3. Klik tanda panah pada tool Auto Sum.
   
   
   
   
   
4. Pada pilihan yang muncul, pilih Sum. 
5. Perhatikan pada Formula Bar.
6. Ketikkan E9:E15 di dalam tanda kurung SUM().
   
   
   
   
   
7. Tekan Enter untuk melihat hasilnya.

Fungsi AVERAGE

Fungsi AVERAGE digunakan untuk mendapatkan nilai rata rata dan suatu data. Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=AVERAGE(number1,number2,...)

Keterangan:

• =AVERAGE() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• number1,number2 merupakan data data yang akan dihitung nilai rata ratanya. Data data tersebut dapat langsung berupa nilai maupun alamat sel.

Berikut ini langkah langkah untuk menghitung nilai rata rata:

1. letakkan kursor pada sel E17.
2. Aktifkan tab Formulas.
3. Klik tanda panah pada tool Auto Sum.
4. Pada pilihan yang muncul, pilih Average.
5. Perhatikan pada Formula Bar.
6. Ketikkan E9:E15 di dalam tanda kurung AVERAGE().
   
   
   
   
   
7. Tekan Enter untuk melihat hasilnya.

Fungsi MAX

Fungsi MAX digunakan untuk mendapatkan nilai tertinggi dari suatu data. Bentuk umum dari fungsi ini adalah sebagai berikut:

=MAX(number1,number2,...)

Keterangan:

• =MAX() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• number1,number2 merupakan data data yang akan dihitung nilai tertingginya. Data data tersebut dapat langsung berupa nilai maupun alamat sel.

Berikut ini langkah langkah untuk menghitung nilai tertinggi:

1. letakkan kursor pada sel E18.
2. Aktifkan tab Formulas.
3. Klik tanda panah pada tool Auto Sum.
4. Pada pilihan yang muncul, pilih Max.
5. Perhatikan pada Formula Bar.
6. Ketikkan E9:E15 di dalam tanda kurung MAX().
   
   
   
   
   
7. Tekan Enter untuk melihat hasilnya.

Fungsi MIN

Fungsi MIN digunakan untuk mendapatkan nilai terendah dari suatu data. Bentuk umum dari fungsi ini sebagai berikut:

=MIN(number1,number2,...)

Keterangan:

• =MIN() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• number1,number2 merupakan data data yang akan dihitung nilai terendahnya. Data data tersebut dapat langsung berupa nilai maupun alamat sel.

Berikut ini langkah langkah untuk menghitung nilai terendah:

1. letakkan kursor pada sel E19.
2. Aktifkan tab Formulas.
3. Klik tanda panah pada tool Auto Sum.
4. Pada pilihan yang muncul, pilih Min.
5. Perhatikan pada Formula Bar.
6. Ketikkan E9:E15 di dalam tanda kurung MIN().
   
   
   
   
   
7. Tekan Enter untuk melihat hasilnya.

Fungsi COUNT NUMBERS

Fungsi ini digunakan untuk mendapatkan jumlah data dari seluruh data yang diseleksi. Bentuk umum dari fungsi ini sebagai berikut:

=COUNT(number1,number2,...)

Keterangan:

• =MIN() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• number1,number2 merupakan data data yang akan dihitung nilai terendahnya. Data data tersebut dapat langsung berupa nilai maupun alamat sel.

Berikut ini langkah langkah untuk mendapatkan jumlah data dari seluruh data:

1. letakkan kursor pada sel E20.
2. Aktifkan tab Formulas.
3. Klik tanda panah pada tool Auto Sum.
4. Pada pilihan yang muncul, pilih Count Numbers.
5. Perhatikan pada Formula Bar.
6. Ketikkan E9:E15 di dalam tanda kurung COUNT().
   
   
   
   
   
7. Tekan Enter untuk melihat hasilnya.

Setelah kita melakukan semua langkah langkah di atas (dari fungsi SUM sampai fungsi COUNT), maka tabel data Laporan Pembelian Barang pun akan tampak seperti gambar berikut ini.

Fungsi Logical

Fungsi Logical adalah fungsi yang digunakan untuk menyeleksi kondisi logika suatu data. Kondisi logika di sini hanya bernilai benar (true) atau salah (false). Jadi hanya ada dua hasil yang dikeluarkan oleh fungsi ini. Fungsi logika yang umum digunakan di antaranya adalah AND, FALSE, IF NOT, OR, TRUE dan sebagainya.

Fungsi AND

Fungsi AND hanya akan memberikan nilai benar jika semua syaratnya terpenuhi. Jika ada satu syarat yang tidak terpenuhi, maka nilai kembalian dari fungsi AND bernilai salah.

Bentuk umum fungsi AND adalah sebagai berikut:

=AND(logical1,logical2,...)

Keterangan:

• =AND() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• logical1,logical2,... merupakan kondisi yang akan dicek nilainya. Jika hasil pengecekan menyatakan nilai tersebut salah, maka nilai yang dikembalikan adalah False. Sebaliknya, jika hasil pengecekan menyatakan nilai tersebut benar, maka nilai yang dikembalikan adalah True.

Berikut ini contoh penggunaan fungsi AND:

Pada contoh di atas, fungsi AND menghasilkan nilai benar (TRUE) karena kedua kondisi yang disyaratkan bernilai benar. Kondisi tersebut ialah 4+5=9 dan 10-3<=8.

Sedangkan contoh penggunaan fungsi AND yang bernilai FALSE adalah sebagai berikut:

Berbeda dari contoh sebelumnya, pada contoh di atas, nilai kembalian dari fungsi AND() bernilai salah (FALSE), karena salah satu dari kedua syarat tersebut bernilai salah.

Sebagai catatan, fungsi AND() akan mengembalikan nilai FALSE, jika semua atau minimal salah satu kondisi yang dimasukkan bernilai salah, dan hanya akan bernilai benar (TRUE) jika semua kondisinya bernilai benar.

Fungsi IF 

Fungsi IF memiliki kemiripan dengan fungsi AND, yaitu hanya memiliki nilai kembalian TRUE jika semua kondisi yang disyaratkan terpenuhi / bernilai benar. Jika tidak maka nilai yang dikembalikan akan bernilai FALSE.

Bentuk umum fungsi ini adalah:

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 

Keterangan:

• =IF() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• logical_text merupakan kondisi atau syarat yang akan dicek nilai logikanya.
• value_if_true merupakan argumen atau nilai yang akan dijalankan jika kondisi terpenuhi (bernilai benar). Apabila nilai yang akan dikeluarkan berupa karakter maka kita harus mengapitnya dengan tanda kutip " ".
• value_if_false merupakan argumen atau nilai yang akan dijalankan jika kondisi tidak terpenuhi (bernilai salah). Sama seperti value_if_true, di sini kita juga harus mengapit nilai kembalian dengan tanda kutip jika nilai tersebut berupa karakter.

Dalam penggunaannya, fungsi ini biasanya menggunakan operator relasi (pembanding) yaitu: =, <, >, <=, >=, atau <>.

Berikut ini contoh penggunaan fungsi IF:

Melalui tabel data di atas, kita akan mencoba mencari informasi jabatan berdasarkan besaran gaji menggunakan fungsi IF. Langkahnya:

1. kilk sel C2.
2. Pada Formula Bar, ketikkan: =IF(B2<=2500000;"Staff";"Supervisor").
3. Tekan Enter pada keyboard. Karena syarat yang digunakan adalah jika nilai di B2 kurang dari atau sama dengan 2.500.000 maka keterangan yang dihasilkan adalah Staff, pada sel C2 akan muncul keterangan Staff.
4. Berikutnya, klik sel C4.
5. Pada Formula Bar, ketikkan: =IF(B4<=2500000;"Staff";"Supervisor").
6. Tekan Enter pada keyboard. Perhatikan hasilnya. Karena syaratnya tidak dipenuhi, maka nilai kembalian yang dihasilkan pada sel C3 adalah Supervisor.

Fungsi FALSE

Fungsi FALSE digunakan untuk menghasilkan nilai kembalian FALSE. Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=FALSE()

Keterangan:

• =FALSE() merupakan fungsi dasar sekaligus perintah yang dapat kita masukkan ke Formula Bar untuk menghasilkan nilai FALSE.

Cara penggunaannya:

Ketik langsung kata FALSE atau fungsi =FALSE() pada worksheet atau Formula Bar. Dengan demikian hasil yang dikeluarkan pun akan bernilai salah (FALSE). Hal ini terjadi karena Microsoft Excel langsung menganggap sel tersebut bernilai salah (FALSE).

Fungsi NOT

Fungsi NOT digunakan untuk membalik nilai pada suatu argumen dari nilai yang sebenarnya. Bentuk umum dari fungsi ini adalah:

=NOT(logical)

Keterangan:

• =NOT() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• logical merupakan syarat yang akan dicek nilai kebenarannya. Karena menggunakan fungsi NOT() maka apabila nilai kondisinya bernilai benar (TRUE), maka nilai kembalian yang dihasilkan bernilai salah (FALSE). Begitu juga sebaliknya, jika kondisinya bernilai salah (FALSE), maka nilai kembalian yang dihasilkan bernilai benar (TRUE).

Berikut ini contoh penggunaan fungsi NOT:

Pada contoh di atas, nilai yang dikembalikan bernilai FALSE karena kondisi yang digunakan bernilai benar (TRUE).

Sedangkan pada contoh di atas, kondisi yang digunakan bernilai salah (FALSE), sehingga nilai yang dikembalikan oleh fungsi NOT adalah TRUE.

Fungsi OR

Fungsi OR memiliki tugas yang hampir sama dengan fungsi IF dan AND, digunakan untuk menyeleksi nilai kebenaran dari suatu kondisi. Bedanya, fungsi OR akan mengembalikan nilai TRUE jika salah satu atau semua kondisi yang disyaratkan bernilai benar. Sebaliknya, jika semua kondisi tersebut bernilai salah, maka nilai yang dikembalikan oleh fungsi OR ini adalah False.

Bentuk umum fungsi OR adalah:

=OR(logical1,logical2,...)

Keterangan:

• =OR() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• logical1,logical2,... merupakan kondisi atau syarat yang akan dicek kebenarannya. Dari kondisi kondisi ini nantinya akan dihasilkan nilai kembalian yang sesuai dengan hasil pengecekan kondisi.

Contoh penggunaan fungsi OR adalah sebagai berikut:

Pada contoh di atas, nilai yang dikembalikan oleh fungsi OR() bernilai TRUE. Hal ini terjadi karena salah satu dari syarat yang dimasukkan bernilai benar. Kondisi yang benar tersebut terdapat pada kondisi yang menyatakan 3+4=7.

Berbeda dari contoh sebelumnya, pada contoh di atas, nilai yang dikembalikan oleh fungsi OR() bernilai FALSE. Hal ini terjadi karena kedua kondisi atau syarat yang digunakan bernilai salah. Kondisi kondisi yang bernilai salah tersebut adalah: 3+4=5 dan 3-4=0.

Fungsi TRUE

Fungsi TRUE digunakan untuk menghasilkan nilai kembalian True. Bentuk umum dari fungsi TRUE adalah:

=TRUE()

Keterangan:

• =TRUE() merupakan fungsi dasar sekaligus perintah yang dapat kita masukkan ke Formula Bar untuk menghasilkan nilai True.

Cara penggunaannya:

Ketik langsung TRUE atau fungsi =TRUE() pada worksheet atau Formula Bar. Dengan demikian hasil yang dikeluarkan pun akan bernilai benar (TRUE). Hal ini terjadi karena Microsoft Excel langsung menganggap sel tersebut bernilai benar (TRUE).

Fungsi LOOKUP

Fungsi LOOKUP merupakan fungsi yang biasa digunakan dalam pembacaan tabel. Dalam pembahasan ini akan diulas penggunaan dua fungsi LOOKUP, yaitu VLOOKUP dan HLOOKUP.

Fungsi VLOOKUP

Fungsi ini digunakan untuk melakukan pembacaan tabel secara vertikal. Bentuk umum dari fungsi ini adalah sebagai berikut:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num)

Keterangan:

• =VLOOKUP() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• lookup_value adalah alamat sel yang akan dibandingkan dengan tabel sumber (source).
• table_array merupakan tabel sumber yang akan digunakan sebagai pembanding oleh tabel lain.
• col_index_num nomor kolom pada tabel sumber yang data atau nilainya akan ditampilkan oleh tabel lain.

Untuk lebih jelasnya, kita dapat mengikuti contoh penggunaan fungsi VLOOKUP berikut ini:

1. Pada Microsoft Excel, ketikkan data seperti tampak pada gambar berikut ini :
   
   
   
   
   
2. Perhatikan pada gambar di atas. Kita akan menggunakan tabel yang terletak di bagian bawah sebagai tabel sumber. Dalam latihan ini kita akan memunculkan nama jurusan pada kolom C2 hingga C12 dengan membandingkannya dengan tabel sumber.
3. Klik sel C2. Ketikkan perintah:
   
   
   =VLOOKUP(B2;A16:B18;2)
   
   
4. Tekan Enter pada keyboard. Perhatikan nilai yang muncul pada sel C2.

Pada contoh di atas, sel B2 untuk dibandingkan dengan tabel sumber. Kita menggunakan sel A16 hingga B18 sebagai data sumber. Selanjutnya, karena kita akan menampilkan jurusan dari field kode, kita menggunakan kolom nomor 2 pada tabel sumber.

Dengan melakukan sedikit perubahan, lakukan hal yang sama untuk sel yang lain sehingga diperoleh hasil seperti gambar di bawah ini.

Fungsi HLOOKUP

Seperti halnya fungsi VLOOKUP, HLOOKUP juga berfungsi untuk membaca tabel. Bedanya, pada HLOOKUP ini, proses pembacaan tabel dilakukan secara horizontal.

Bentuk umum dari fungsi HLOOKUP adalah sebagai berikut:

=HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num)

Keterangan:

• =HLOOKUP() merupakan fungsi dasar yang digunakan.
• lookup_value adalah alamat sel yang akan dibandingkan dengan sumber.
• table_array merupakan tabel sumber yang akan digunakan sebagai pembanding oleh tabel lain.
• row_index_num nomor baris pada tabel sumber yang data atau nilainya akan ditampilkan oleh tabel lain.

Untuk lebih jelasnya, ikuti contoh penggunaan fungsi HLOOKUP berikut ini:

1. Pada Microsoft Excel buat data seperti pada gambar berikut ini:
   
   
   
   
   
2. Perhatikan gambar tersebut. Kita akan menggunakan tabel yang terletak di bagian bawah sebagai tabel sumber. Dalam latihan kali ini kita akan mencoba memunculkan nama jurusan pada kolom C2 hingga C12 dengan membandingkannya dengan tabel sumber.
3. Klik sel C2. Ketikkan perintah:
   
   
   =HLOOKUP(B2;B15:D16;2)
   
   
4. Tekan Enter pada keyboard. Perhatikan nilai yang muncul pada sel C2.

Pada contoh di atas, sel B2 untuk dibandingkan dengan tabel sumber. Kita menggunakan sel B15 hingga D16 sebagai data sumber. Karena kita akan menampilkan nama jurusan, kita gunakan baris nomor 2 pada tabel sumber.

Dengan melakukan sedikit perubahan, lakukan hal yang sama untuk sel C3, C4, C5, dan seterusnya sehingga didapat hasil seperti gambar berikut: