[Ms. Excel] BEKERJA DENGAN GRAFIK

Kali ini kita akan membahas langkah langkah penggunaan grafik pada Microsoft Excel, di antaranya adalah menggunakan Chart, SmartArt, PivotTable, dan PivotChart.

Menggunakan Chart

Sebelum membuat grafik, sebaiknya pastikan dahulu tabel yang akan kita buat grafiknya telah benar dan sesuai. Karena grafik yang akan dibuat ini berbasis tabel aktif, jika masih ada kekeliruan data pada tabel, maka grafiknya akan menjadi tidak valid.

Langkah langkah pembuatan grafik adalah sebagai berikut:

1. Seleksi sel yang akan kita buat grafiknya.
   
   
   
   
   
2. Aktifkan tab Insert.
3. Perhatikan grup Charts. Klik salah satu Chart yang akan kita gunakan. Misalnya, gunakan tool Column. Klik tool Column sehingga muncul macam - macam model grafik.
   
   
   
   
   
4. Pilih salah satu model grafik sehingga diagram tersebut muncul di area kerja.
   
   
   

Menggunakan Pivot Table

Microsoft Excel menyediakan fasilitas Pivot Table yang mampu membantu dalam membuat tabel rekapitulasi data tanpa mempengaruhi atau mengganggu data aslinya.

Sebagai contoh penggunaan Pivot Table, berikut disajikan tabel Daftar Perolehan Mahasiswa Baru.

Membuat pivot tabel

Langkah langkah untuk membuat laporan dengan menggunakan Pivot Table adalah sebagai berikut:

1. Seleksi semua data pada tabel, misal (pada tabel Daftar Perolehan Mahasiswa Baru di atas) sorot mulai A4 hinnga D16.
2. Aktifkan tab Insert.
3. Perhatikan grup Tables. Klik PivotTable.
   
   
   
   
   
4. Lalu akan muncul kotak dialog Create PivotTable.
   
   
   
   
   
5. Pilih Select a table or range pada bagian Choose the data that you want to analyze.
6. Pada bagian Choose where you want the PivotTable report to be placed, pilih New Worksheet supaya Pivot Table ditampilkan di sheet baru. Klik OK.
7. Perhatikan jendela Microsoft Excel bagian kanan. Di sana akan muncul PivotTable Fields. Drag TAHUN ke arah FILTERS, PRODI ke COLUMNS, JENIS KELAMIN ke ROWS, dan TOTAL ke VALUES.
   
   
   

Dengan demikian Pivot Table telah terbentuk.

Mengatur layout Pivot Table

Apabila kita ingin mengganti tampilan atau layout dari Pivot Table yang telah terbentuk, kita dapat melakukannya dengan cara sebagai berikut:

1. Perhatikan PivotTable Fields.
2. Drag field - filed ke bagian yang kita kehendaki sehingga tampilan Pivot Table berubah.
   
   
   

Menggunakan Pivot Chart

Selain menggunakan Pivot Table, kita juga dapat memanfaatkan fasilitas Pivot Chart untuk membuat laporan rekapitulasi. Langkah langkahnya sebagai berikut:

1. Seleksi semua data pada tabel, misal (pada tabel Daftar Perolehan Mahasiswa Baru) sorot / blok mulai A4 hinnga D16.
2. Aktifkan tab Insert.
3. Perhatikan grup Charts. Klik tanda panah pada PivotCharts.
4. Pilih PivotChart pada menu yang muncul sehingga muncul kotak dialog Create PivotChart.
5. Pilih Select a table or range pada bagian Choose the data that you want to analyze.
6. Pada bagian Choose where you want the PivotTable report to be placed, pilih New Worksheet supaya Pivot Chart ditampilkan di sheet baru.
7. Klik OK untuk menyetujuinya.
8. Perhatikan jendela Microsoft Excel bagian kanan. Di sana akan muncul PivotCharts Fields. Drag TAHUN ke arah FILTERS, JENIS KELAMIN ke LEGEND (SERIES), PRODI ke AXIS (CATEGORIES), dan TOTAL ke VALUES.